Telesecretariat : quels avantages pour les entreprises ?

Tout entrepreneur le sait : les tâches administratives peuvent être imposantes ! Recevoir des appels, recevoir et répondre aux e-mails, structurer les rendez-vous, organiser des meetings, classer et rédiger des rapports, les missions d’une secrétaire ne sont pas si simples qu’on le croit. Une raison pour laquelle de nombreuses entreprises ont recours à l’externalisation ou télésecrétariat. Quels sont les avantages de ce système de gestion à distance ? On fait le point.

Un service permanent

Quand un prestataire en télésecrétariat comme sur monsecretariat.fr vous promet un service permanent, il n’y a pas mieux pour satisfaire à vos clients et abonnés. La permanence téléphonique fait partie des solutions qui boostent le professionnalisme d’une entreprise. Le télésecrétaire peut alors assurer une joignabilité à toute heure afin de répondre à toutes les demandes. Un tel accueil téléphonique permet d’ailleurs à la marque ou à l’enseigne de conserver et de soigner son image. Son utilité convient à n’importe quel secteur d’activité, tant que celle-ci repose sur l’interaction avec les clients. À noter que la permanence s’applique aussi bien aux appels qu’aux messages et aux courriels.

Une prestation professionnelle

Le télésecrétariat est généralement une prestation proposée par des agences ou des travailleurs indépendants. Leur point commun, c’est qu’ils ont les qualités nécessaires pour exécuter les tâches liées au secrétariat dans les règles de l’art. Pour les entreprises, il n’est donc plus indispensable de passer par de rudes sélections quand il suffit de faire confiance à des prestataires qualifiés. Les télésecrétaires ont assurément le savoir-faire et la fluidité pour faire tourner les tâches administratives conformément aux besoins de chaque entreprise.

Une bonne réactivité

Avant d’assurer les missions de secrétariat à distance, le prestataire est d’abord formé afin de mieux comprendre le fonctionnement du projet de l’entreprise. Celui-ci dispose ensuite des données nécessaires (planning, assistance technique, rendez-vous, programme de réunions, etc.) afin de mieux répondre à toutes les requêtes. Les tâches pouvant être personnalisées, le chef d’entreprise peut dispenser ses salariés de missions administratives complexes et gourmandes en temps. La réactivité est également gage de satisfaction des clients.

Une solution très pratique

Le recours au télésecrétariat se révèle être pratique pour les entreprises, aussi bien pour garantir un service correct et ponctuel que pour se libérer des pressions. Le prestataire a pour obligation de respecter l’accord établi, ce qui écarte les éventuelles absences et les manquements. Le chef d’entreprise se donne aussi le droit de gérer un minimum de salariés en n’engageant aucune secrétaire en local.

Un recours plutôt économique

Solliciter les services d’un prestataire en secrétariat peut permettre à l’entreprise de faire des économies, ne serait-ce que de quelques euros. Avec un tarif aux alentours de 40 euros/heure, le service revient moins cher. Au lieu d’engager une secrétaire, avec les charges qui vont avec, le coût du mètre carré de son bureau et le prix des matériels informatiques et bureautiques à sa disposition, l’atout du télésecrétariat devient plus évident. Le prestataire travaille avec ses propres moyens et ses propres outils, se contentant uniquement des revenus qu’il touche pour chaque mission réalisée.